Rozliczenie w raportach ZUS urlopu ojcowskiego

Za okres urlopu ojcowskiego pracownikowi przysługuje zasiłek macierzyński. W okresie jego pobierania uprawniona do niego osoba podlega obowiązkowym ubezpieczeniom emerytalno-rentowym. Wprawdzie składki na te ubezpieczenia są finansowane przez budżet państwa, jednak niektórzy pracodawcy muszą je rozliczyć w raportach przekazywanych do ZUS. Wątpliwości przy sporządzaniu takich rozliczeń powstają, gdy są przesunięcia w wypłacie zasiłku macierzyńskiego.

Kiedy pracodawca rozlicza składki?

Osoba, która przebywa na urlopie ojcowskim i pobiera z tego tytułu zasiłek macierzyński, podlega w tym czasie obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym. Składki ubezpieczeniowe za taką osobę rozlicza podmiot wypłacający zasiłek. Jeśli płatnikiem zasiłku macierzyńskiego jest pracodawca, wtedy ma on też obowiązek naliczyć za pracownika składki ubezpieczeniowe (emerytalną i rentowe) z racji wypłacanego mu zasiłku. Nie zgłasza go jednak do ubezpieczeń na "standardowym" druku zgłoszeniowym ZUS ZUA. Dokonuje się tego poprzez wykazanie pracownika w raporcie ZUS RCA z kodem tytułu ubezpieczenia 12 40 X X i naliczonymi składkami emerytalno-rentowymi. Następnie składki te wykazuje się w deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA w polach właściwych dla finansowania składek z budżetu państwa, tj. w polach nr 10, 11 i 12 bloku IV tego formularza.

Raport świadczeniowy

Oprócz raportu "składkowego", za pracownika pobierającego zasiłek macierzyński sporządza się też raport ZUS RSA. Wykazuje się w nim kwotę zasiłku macierzyńskiego jaką pracodawca wypłacił pracownikowi (pole 06.), kod świadczenia/przerwy 311 oznaczający zasiłek macierzyński z ubezpieczenia chorobowego (pole 02.) oraz okres, za który zasiłek ten został wypłacony (pola 03. i 04.). W tym raporcie jako kod tytułu ubezpieczenia należy podać kod pracowniczy, tj. 01 10 X X.

Pracodawca, który nie jest uprawniony do wypłaty zasiłków, pole 06. w raporcie ZUS RSA pozostawia puste lub wpisuje wartość 0,00.

Przesunięcia w wypłacie

Składki emerytalno-rentowe za pracownika pobierającego zasiłek macierzyński pracodawca nalicza w raportach ZUS sporządzonych za miesiąc, w którym nastąpiła wypłata tego zasiłku. Jeśli więc przykładowo pracownik przebywał na urlopie ojcowskim w listopadzie 2012 r. i w tym miesiącu za okres tego urlopu otrzymał od pracodawcy zasiłek macierzyński, to składki ubezpieczeniowe od dokonanej wypłaty pracodawca naliczy mu w dokumentach rozliczeniowych sporządzonych za listopad 2012 r.

Bardziej skomplikowane jest rozliczenie składek w przypadku gdy pracownik w jednym miesiącu przebywa na urlopie ojcowskim, a zasiłek macierzyński z tego tytułu zostanie mu wypłacony dopiero w następnym miesiącu. Wówczas za miesiąc, w którym pracownik przebywał na urlopie ojcowskim, sporządza się zerowy raport ZUS RCA (z kodem tytułu ubezpieczenia 12 40). W tym samym raporcie trzeba też wykazać pracownika z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 X X i składkami na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne rozliczonymi od przychodu uzyskanego przez niego w tym miesiącu.

Składki od wypłaconego zasiłku pracodawca naliczy dopiero w następnym miesiącu. Wtedy też będzie musiał w odpowiedni sposób poinformować ZUS, że w miesiącu, w którym nastąpiła wypłata zasiłku macierzyńskiego, pracownik nie podlegał już ubezpieczeniom z tytułu pobierania tego zasiłku (przykład). Taki tryb rozliczania potwierdza ZUS (pismo ZUS z dnia 19 października 2012 r. będące odpowiedzią na zapytanie naszego Wydawnictwa).

Przykład

Wynagrodzenia za dany miesiąc firma wypłaca pracownikom do 5. dnia następnego miesiąca. W tym samym terminie wypłaca też zasiłki. W okresie od 16 do 29 listopada 2012 r. pracownik przebywał na urlopie ojcowskim. W listopadzie br. otrzymał wynagrodzenie za październik w kwocie 4.550 zł, natomiast w grudniu pracodawca wypłacił mu wynagrodzenie za listopad w kwocie 2.365 zł oraz zasiłek macierzyński w kwocie 1.996 zł. W tym przypadku w raporcie ZUS RCA sporządzonym za listopad 2012 r. firma wykaże pracownika w:

jednym bloku - z kodem tytułu ubezpieczenia 12 40 0 0, z zerową podstawą wymiaru składek emerytalnej i rentowych oraz z zerowymi kwotami tych składek,
kolejnym bloku - z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 0 0, ze składkami rozliczonymi od przychodu uzyskanego przez pracownika w listopadzie 2012 r., tj. od kwoty 4.550 zł.

Natomiast w raporcie ZUS RCA sporządzonym za grudzień 2012 r. firma wykaże pracownika w:

jednym bloku - ponownie z kodem tytułu ubezpieczenia 12 40 0 0, tym razem już ze składkami emerytalno-rentowymi naliczonymi od kwoty zasiłku macierzyńskiego wypłaconego mu w grudniu 2012 r. (tu: od kwoty 1.996 zł),
kolejnym bloku - z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 0 0 i składkami rozliczonymi od oskładkowanego przychodu z umowy o pracę, który pracownik uzyskał w grudniu br. (tu: od kwoty 2.365 zł).

Pracodawca powinien wykazać pracownika także w dwóch blokach raportu ZUS RSA sporządzonego za grudzień 2012 r. z kodem tytułu ubezpieczenia:

12 40 0 0 oraz z kodem świadczenia/przerwy - 350; w polach 03-04. należy podać okres od 1 do 31 grudnia 2012 r. (w taki sposób firma przekaże do ZUS informację, że w miesiącu, w którym nastąpiła wypłata zasiłku macierzyńskiego - tu: w grudniu 2012 r. - pracownik nie podlegał już ubezpieczeniom z tytułu pobierania tego zasiłku,
01 10 0 0, kodem świadczenia 311, okresem od 16.11.2012 do 29.11.2012, liczbą dni zasiłkowych - 14 oraz kwotą wypłaconego zasiłku, czyli 1.996 zł.

**Wysokość składek naliczanych za osobę pobierającą zasiłek macierzyński**
Ubezpieczenie	Podstawa wymiaru	Wysokość składki
emerytalne	kwota wypłaconego zasiłku (tj. kwota zasiłku przed potrąceniem zaliczki na podatek dochodowy)	19,52% podstawy wymiaru
rentowe		8% podstawy wymiaru